Hướng dẫn cách viết thư xin lỗi khách hàng chuẩn nhất hiện nay

1. trong thư, bạn phải bày tỏ lời xin lỗi của mình

Mục đích chính của thư xin lỗi là để bạn thể hiện thái độ và bày tỏ lời xin lỗi của mình với khách hàng. Đó là lý do tại sao bạn cần biết cách diễn đạt bức thư của mình một cách chính xác và chân thành nhất.

1.1. cho biết mục đích của thông điệp

Ngay ở phần đầu của bức thư, bạn nên thông báo cho người nhận rằng mục đích chính của bức thư này là để xin lỗi. điều này giúp họ chuẩn bị tốt hơn về tinh thần và cảm xúc để đọc bức thư và cũng tránh cho họ quên nó. trên thực tế, đối tác của bạn không biết có bao nhiêu yêu cầu, thư từ và email khác nhau được nhận mỗi ngày. có lẽ vì thông điệp của bạn không đủ rõ ràng để họ vô tình quên hoặc bỏ qua nó.

Đó là lý do tại sao bạn không nên để đối phương bối rối, thắc mắc tại sao bạn lại nhận được bức thư và cũng không biết mục đích của bức thư là gì. ngay ở phần đầu của bức thư, bạn có thể bắt đầu: “Chúng tôi viết thư này để xin lỗi khách hàng của chúng tôi về vấn đề này.”

1.2. Tôi cần phải thừa nhận những sai lầm của mình

Điều quan trọng nhất của một bức thư xin lỗi và điều người nhận mong muốn nhất là người viết phải thừa nhận sai lầm của họ chứ không chỉ là một lời xin lỗi. Khi bạn đã thừa nhận lỗi về phía mình, bạn cần xác định lỗi đó là gì và tại sao nó không đúng với khách hàng. trong phần này, cách tốt nhất là thể hiện nó với độ chính xác và chi tiết cao nhất có thể. bây giờ khách hàng của bạn sẽ biết rằng bạn thực sự hiểu vấn đề.

ví dụ: “Vào ngày 24 tháng 1 năm 2021, do sơ suất của bộ phận vận chuyển của công ty chúng tôi, chúng tôi đã vận chuyển một lô hàng gần hết hạn sử dụng cho một khách hàng. Điều này khiến khách hàng chịu những tổn thất không đáng có, đặc biệt là hàng hóa phải tạm hoãn. sau khi phát hiện ra điều này, đó thực sự là lỗi của công ty chúng tôi. ”

1.3. thừa nhận bạn đã làm tổn thương khách hàng như thế nào

Trong thư xin lỗi khách hàng, bạn cũng phải thừa nhận rằng bạn đã làm tổn hại thời gian, tiền bạc và thậm chí cả danh tiếng của khách hàng. bạn phải cho họ thấy bạn cảm thấy như thế nào và bạn thực sự không muốn điều đó xảy ra lần nữa.

ví dụ: “Mặc dù không thể biết chính xác mức độ thiệt hại mà việc này đã gây ra cho danh tiếng của bạn, nhưng chúng tôi biết đó có thể là điều tồi tệ nhất mà bạn từng làm. Hàng hóa nên được nhận.”

1.4. nói về lòng biết ơn của bạn

Sau đó, bạn có thể bày tỏ sự cảm kích tới đối tác của mình, cảm ơn bạn đã tin tưởng và lựa chọn doanh nghiệp của mình trong thời gian cung cấp sản phẩm và dịch vụ.

p>

1.5. bạn phải biết cách nhận trách nhiệm

Xem thêm: La bàn phong thủy, la kinh tiếng Việt, dễ sử dụng. Nền đen chữ vàng, 22 tầng, 21x21cm. Có chuyên gia trực tiếp hướng dẫn sử dụng. được phát tài liệu hướng dẫn chi tiết. Mã LB01

mỗi khi mắc lỗi, nhiều khi chúng ta sẽ có xu hướng tìm lý do, tìm cách đổ lỗi cho ai đó, vì một lý do khách quan nào đó. nhận trách nhiệm là một vấn đề mà ít người có thể chịu được. Chính vì vậy trong thư xin lỗi, nếu bạn biết nhận trách nhiệm về mình thì đó sẽ là điều đáng trân trọng.

Lưu ý rằng khi bạn đã nhận trách nhiệm về mình, nếu phía khách hàng cũng có lỗi ở đâu đó thì bạn không nên đề cập đến vấn đề này trong thư. làm như vậy sẽ khiến họ nghĩ rằng bạn đang cố chối bỏ trách nhiệm và đổ lỗi cho người khác. trung thực chịu trách nhiệm về mình.

Xem Thêm : Bài viết quảng cáo trị mụn

Bạn không nên bao biện cho hành động sai trái của mình, nhưng bạn cũng có thể đưa ra lý do nhưng hãy hết sức thận trọng. Trong trường hợp bạn cảm thấy lý do đó là cần thiết và có thể cải thiện tình hình, bạn có thể giải thích lý do đó. (Tuy nhiên, nó chỉ nên được sử dụng nếu bạn cảm thấy nó khiến khách hàng thoải mái hơn.)

1.6. đưa ra bất kỳ giải pháp nào

Nếu lá thư của bạn chỉ đơn giản là một lời xin lỗi thì nó không thực sự hiệu quả. Có thể bạn không biết rằng lời xin lỗi sẽ hiệu quả hơn khi bạn đưa ra giải pháp cho vấn đề. đôi khi bản thân giải pháp còn hiệu quả hơn cả một lời hứa. bằng cách đưa ra giải pháp, bên kia sẽ cảm thấy rằng bạn nghiêm túc và muốn cải thiện mọi thứ.

ví dụ: “Nếu chỉ một lời xin lỗi từ chúng tôi là không đủ, bạn xứng đáng nhận được nhiều hơn thế cho những sai lầm của chúng tôi. ngày mai công ty chúng tôi sẽ chuyển hàng theo yêu cầu của quý khách, đồng thời công khai xin lỗi đối tác. Đối với những thiệt hại và mất mát của đối tác, chúng tôi xin liên đới chịu trách nhiệm. ”

1.7. Mong được hợp tác tốt hơn trong tương lai

Tất nhiên, không thể xảy ra sai sót hoặc nhầm lẫn như vậy khiến công ty của bạn muốn hủy hợp tác. Đặc biệt trong thời đại thương mại ngày nay, các công ty cạnh tranh với nhau về thị trường và đối tác kinh doanh. Đó là lý do tại sao việc duy trì một mối quan hệ tốt đẹp với đối tác của bạn là rất quan trọng. khi bạn đã mắc lỗi, bạn không nên yêu cầu khách hàng tha thứ cho bạn ngay lập tức. tuy nhiên, bạn vẫn cần bày tỏ mong muốn được hợp tác lâu dài trong tương lai.

2. thư xin lỗi khách hàng nên xin lỗi đúng cách

2.1. không có lời hứa suông

Có nhiều trường hợp bạn hứa với khách hàng, bạn đã trao niềm tin và hy vọng cho họ nhưng lại không thể thực hiện được. điều này cực kỳ bất lợi cho danh tiếng và tương lai của công ty bạn. Vì vậy, tốt nhất bạn không nên hứa suông trong thư, nếu không chắc chắn 100% có thể thực hiện được thì đừng cố gieo hy vọng và tin tưởng vào người khác.

2.2. sức mạnh của từ trong các chữ cái

Có vẻ như vấn đề cảm ơn và xin lỗi là điều mà không ai muốn làm hiện nay, thông thường họ sẽ phải đấu tranh rất nhiều về mặt tinh thần để có thể nói lời xin lỗi.

xin lỗi thực ra là một kỹ năng mềm trong cuộc sống mà chúng ta cần biết. Sức mạnh của lời nói là giúp người đối diện thấy được sự chân thành của bạn, nhưng mọi thứ sẽ có hai mặt. đó là lý do tại sao bạn nên cẩn thận hơn với ngôn ngữ trong thư xin lỗi của mình.

Xem thêm: Cấu trúc và cách sử dụng các dạng câu so sánh trong tiếng Anh

Trong thư xin lỗi khách hàng, trên hết, bạn nên dùng lời lẽ để bày tỏ sự chân thành của mình với khách hàng. tránh sử dụng một số từ “nếu xảy ra”, “cảm thấy tội lỗi”,…

đặc biệt là trong thư của bạn, tốt nhất bạn nên cho khách hàng thấy sự chân thành của bạn và tránh đưa ra các giả định trong tương lai.

khám phá: trải nghiệm viết tin bài

3. cách trình bày thư xin lỗi khách hàng

Một lá thư xin lỗi tiêu chuẩn thể hiện thái độ của bạn và có thể thuyết phục người đọc tha thứ là điều tương đối khó. Vậy bạn đã biết cách gửi thư xin lỗi chưa? chúng ta cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!

– bắt đầu lá thư xin lỗi của bạn một cách không rườm rà: bạn nên bắt đầu lá thư của mình bằng lời chào “thân yêu”, hãy giữ nó càng đơn giản càng tốt.

Xem Thêm : HƯỚNG DẪN CHƠI AMONG US CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU

– phần nội dung chính của thư: nêu rõ lý do bạn viết thư này, xin lỗi khách hàng và có thể đưa ra giải pháp cho lỗi đó.

– trong phần cuối của thư xin lỗi: bạn có thể viết “cảm ơn” hoặc “trân trọng” nếu bạn không biết cách kết thúc. tuy nhiên, bạn cũng có thể thử một số từ cảm ơn ở cuối thư, chẳng hạn như “chúng tôi chân thành đánh giá cao sự quan tâm của bạn” hoặc “một lần nữa, chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện không cần thiết cho bạn.”

Đặc biệt, bạn nên cân nhắc rằng lá thư xin lỗi của mình là trang trọng, lịch sự và tôn trọng người đọc.

+ Hình thức chữ không nhăn, rách, bẩn, viết tay hoặc đánh máy trên giấy trắng sạch. đặc biệt cần ghi rõ ngày tháng, tên công ty và chữ ký.

Xem thêm: Cách viết bảng mô tả công việc mẫu tiêu chuẩn

+ về nội dung tin nhắn không dài quá, lạc đề đừng xa vấn đề của mình.

4. một số mẹo cho bạn khi viết thư xin lỗi

Trong quá trình viết thư xin lỗi khách hàng, bạn cần lưu ý một số điều sau:

– Trước khi gửi thư xin lỗi, bạn nên kiểm tra tất cả nội dung để xem có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc các lỗi khác không. Nếu đối tác hoặc khách hàng của bạn là người nước ngoài, tốt hơn hết bạn nên chuẩn bị một lá thư xin lỗi cũng bằng tiếng Anh.

– sau khi gửi thư thành công, 1 hoặc 2 ngày sau, bạn cần kiểm tra xem mình có nhận được phản hồi nào từ đối tác hay không.

– Sự chân thành trong thư rất quan trọng, nếu bạn hứa điều gì, hãy nhớ giữ lời.

– đặt lợi ích chung của công ty lên hàng đầu, tránh cái tôi cá nhân, vì điều đó có thể sẽ ảnh hưởng đến lợi ích chung của công ty.

– nội dung thư xin lỗi của bạn không quá ngắn nhưng cũng không quá dài, nội dung 1 trang giấy a4 là đủ.

vậy là chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu cách viết một bức thư xin lỗi, mong rằng phần trao đổi trên sẽ giúp các bạn có được một bức thư xin lỗi hay nhất.

cv xin việc mẫu