Cách viết email xin nghỉ phép chuyên nghiệp, đầy thuyết phục

Với công nghệ phát triển như hiện nay, thay vì gọi điện hay viết thư tay, bạn có thể soạn email yêu cầu cấp phép và gửi trực tiếp đến hòm thư của lãnh đạo, cấp trên chỉ với một thao tác đơn giản, tiết kiệm thời gian. Trong bài viết hôm nay, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách viết một email xin giấy phép chuyên nghiệp và thuyết phục nhất. theo tôi!

tôi. lưu ý khi viết email yêu cầu giấy phép

Đơn xin nghỉ việc là biểu mẫu thường được sử dụng trong các doanh nghiệp, tổ chức khi một người cần thời gian để lo cho công việc riêng của họ. Với thời đại kỹ thuật số ngày nay, hầu hết các công ty đều chấp nhận hình thức xin phép qua email cá nhân. Điều này giúp người lao động tiết kiệm thời gian, linh hoạt và rút ngắn thủ tục cấp giấy phép. Đặc biệt trong những trường hợp bất khả kháng như ốm đau, bố, mẹ ốm đau… thì email xin phép sẽ giúp sếp nhận được thông tin trước và đưa ra các quyết định điều phối nhân sự hợp lý. tránh tình trạng công việc bị đình trệ.

1. giấy phép theo quy định của công ty

Ở mỗi công ty khác nhau sẽ có những quy định riêng về thời gian và thủ tục xin giấy phép. Là nhân viên, dù chỉ là nhân viên thực tập, bạn cũng phải tuân theo thủ tục do công ty quy định. Vì vậy, ngoài những trường hợp không lường trước được, bạn phải tuân theo nội quy lao động để đưa ra kế hoạch nghỉ phù hợp nhất khi có việc riêng cần thời gian giải quyết!

2. lý do yêu cầu giấy phép phải hợp pháp

Công việc của từng bộ phận nói riêng hay của công ty nói chung sau khi được cấp trên xem xét sẽ được phân chia cho các nhân sự để triển khai và thực hiện. mỗi cá nhân trong tổ chức sẽ chịu trách nhiệm quản lý một bộ phận chung. Điều này có nghĩa là khi bạn xin nghỉ việc, công việc của bạn sẽ cần được chuyển giao cho một hoặc nhiều nhân viên để tránh cho công việc chung không bị trì hoãn.

vì vậy, trong trường hợp việc nghỉ phép không thực sự cần thiết, bạn có thể thu xếp giải quyết việc riêng vào cuối tuần hoặc sau giờ làm việc. và nếu phải nghỉ phép thì phải chuẩn bị lý do chính đáng. Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng với sếp mà còn với đồng nghiệp, những người sẽ giúp đỡ bạn trong thời gian bạn vắng mặt ở công ty!

3. xin phép càng sớm càng tốt

Khi cần thời gian giải quyết việc cá nhân, bạn nên nhanh chóng gửi email xin phép người quản lý hoặc bộ phận nhân sự để sớm nhận được sự hỗ trợ. hạn chế tình trạng gửi email vội vàng hoặc phải nghỉ trước khi gửi thông báo cho công ty. Không chỉ cấp trên mà cả lãnh đạo công ty cũng sẽ đánh giá bạn là người thiếu chuẩn bị, thiếu chuyên nghiệp và có thái độ không tốt trong công việc. điều này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình làm việc của bạn trong công ty, cũng như con đường thăng tiến sau này của bạn.

4. tổ chức những người có thể hỗ trợ công việc

Khi nghỉ theo kế hoạch, bạn nên chủ động tìm kiếm sự hỗ trợ của các đồng nghiệp trong cùng nhóm hoặc bộ phận để giúp bạn giải quyết công việc quan trọng trong thời gian bạn vắng mặt. khi đã sắp xếp xong, bạn phải báo cáo việc này với cấp trên. điều này cho thấy bạn là người chủ động trong công việc và sẽ nhận được phản hồi tích cực từ lãnh đạo, cấp trên.

5. để lại thông tin liên hệ khi nghỉ việc

Thông thường trong thời gian bạn nghỉ việc, công ty sẽ nhanh chóng tổ chức nhân viên thay thế để đảm nhận những công việc quan trọng. tuy nhiên, có thể trong quá trình điều hành công việc, người đó cần thêm thông tin hoặc tệ hơn là không thể giải quyết được những vấn đề nảy sinh. trong trường hợp này, thông tin liên lạc bạn để lại trước khi tạm biệt sẽ giúp công việc không bị trì hoãn. từ đó giúp bạn thể hiện phong cách chuyên nghiệp và ghi điểm trong mắt sếp!

6. trình bày rõ ràng và cụ thể

thời gian luôn là thứ vô cùng quý giá, nhất là đối với những người làm việc ở các vị trí cấp cao như trưởng nhóm, trưởng bộ phận, giám đốc bộ phận, … nên không ai muốn mất quá nhiều thời gian để đọc một email xin phép vắng mặt. do đó, bạn nên cân nhắc sử dụng những từ ngữ lịch sự cũng như trình bày rõ ràng, cụ thể cho mục đích gửi email. tránh viết dài dòng gây lãng phí thời gian của cả bạn và người nhận, đồng thời cho thấy bạn là người thiếu chuyên nghiệp.

ii. cách viết email xin phép chuẩn nhất

1. chủ đề tin nhắn

Định cấu hình tiêu đề email giúp cấp trên hoặc bộ phận nhân sự của bạn dễ dàng phát hiện và giải quyết yêu cầu của bạn nhanh hơn. Nếu công ty không có chính sách riêng về việc đặt tên cho các chữ cái, bạn có thể viết theo mẫu sau:

Xem thêm: Hướng dẫn nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs chi tiết nhất

[yêu cầu cấp phép] _ [tên] _ [mã nhân viên] _ [chức vụ, bộ phận]

ví dụ: quyền request_nguyen go to_016xxx_sales nhân viên bộ phận bán hàng

2. khai mạc

Xem Thêm : TƯ THẾ NGỒI HỌC ĐÚNG CHO HỌC SINH TIỂU HỌC THEO QUY CHUẨN CỦA BỘ Y TẾ – Nội Thất 190

Nếu email cấp phép được gửi trực tiếp đến một cá nhân, bạn phải chỉ định tên đầy đủ và chức danh của người nhận. Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý đến việc sử dụng ngôn từ nhã nhặn, ngắn gọn và đúng mực. vì điều này sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với cấp trên hoặc bộ phận nhân sự.

3. nội dung thư

Đây là phần chính và quan trọng nhất của email cấp phép. Trong phần này, bạn phải trình bày rõ ràng, ngắn gọn lý do và thời gian yêu cầu cấp phép. tránh viết những lời giải thích dài dòng và chi tiết có thể dẫn đến những hiểu lầm không đáng có. Ngoài ra, bạn cũng nên đọc lại quy định để căn cứ vào khung thời gian nghỉ ngơi hợp lý.

Ngoài ra, bạn nên liệt kê các nhiệm vụ đang chờ xử lý hoặc khẩn cấp để người lãnh đạo nắm được tình hình. Nếu bạn đã thuê người hỗ trợ, hãy nhớ nêu rõ điều này trong email để giúp cấp trên tiết kiệm thời gian điều phối nhân viên.

Cuối cùng, đừng quên để lại thông tin liên hệ trong trường hợp đồng nghiệp hoặc sếp của bạn cần hỗ trợ khẩn cấp!

4. cảm ơn bạn

Trước khi kết thúc email, đừng quên gửi lời cảm ơn chân thành đến nhân viên hoặc cấp trên của bạn. đồng thời bày tỏ mong muốn nhận được câu trả lời trong thời gian sớm nhất!

5. chữ ký

Đây là phần không thể bỏ qua khi gửi bất kỳ email nào. Đặc biệt khi bạn làm việc trong một tổ chức, công ty, bạn sẽ được nhắc cài đặt chữ ký theo mẫu có sẵn. bởi nó được coi là bộ mặt của công ty khi trao đổi thư từ với khách hàng, đối tác, cũng như giúp phân biệt nhanh các email nội bộ. vì vậy đừng quên phần chữ ký ngay cả khi gửi email nội bộ công ty!

6. đính kèm các tài liệu liên quan

Trong một số trường hợp như ốm đau, chăm sóc bố mẹ, con cái ốm đau,… bạn phải gửi kèm theo phiếu khám bệnh, đơn thuốc hoặc các giấy tờ liên quan khác. điều này sẽ cho thấy lý do bạn nộp đơn xin giấy phép là xác thực và hoàn toàn trung thực. giúp tăng sự tin tưởng của lãnh đạo và cấp trên đối với bạn.

Xem thêm: Cách viết chữ n thường và hoa giúp viết chữ đẹp hiệu quả

tìm việc làm, tuyển dụng nhân viên mà bạn có thể quan tâm:

– nhân viên phân tích dữ liệu nhân sự / quản lý dữ liệu nhân sự

– trưởng phòng quan hệ lao động – quan hệ công chúng nội bộ

iii. mẫu email giấy phép chuyên nghiệp

Mẫu tiếng Việt

– ví dụ về thư xin cấp phép bằng tiếng Việt 1

– ví dụ thư xin cấp phép bằng tiếng Việt 2

Xem Thêm : Thư giới thiệu – Letter of Recommendation – American Study

– mẫu thư cho phép bằng tiếng Việt 3

– mẫu thư cho phép bằng tiếng Việt 4

– mẫu thư cho phép bằng tiếng Việt 5

Mẫu tiếng Anh

– mẫu đơn xin cấp phép bằng tiếng Anh 1

Xem thêm: Cách viết tắt của học vị tiến sĩ trong tiếng Anh và tiếng Việt

– Đơn xin cấp phép bằng tiếng Anh theo mẫu 2

– mẫu đơn xin cấp phép bằng tiếng Anh 3

– Đơn xin cấp phép bằng tiếng Anh theo mẫu 4

– Đơn xin cấp phép bằng tiếng Anh theo mẫu 5

xem thêm:

– tiết lộ cách bỏ thuốc lá một cách khéo léo, nhẹ nhàng và thuyết phục nhất

– cách viết email xin việc để đủ tiêu chuẩn với nhà tuyển dụng chuẩn nhất

– cách trả lời email phỏng vấn một cách chính xác, chuyên nghiệp và ấn tượng

Tôi hy vọng bạn đã thu được thông tin hữu ích qua bài viết này. Có một ngày làm việc vui vẻ! Và đừng quên chia sẻ bài viết này đến mọi người nếu bạn thấy hay và bổ ích nhé!