Thông tin dạng văn bản là gì? Nội dung thông tin dạng văn bản gồm những gì?

Thông tin dạng văn bản là gì?

– Thông tin dạng văn bản là thông tin yêu cầu phải được kiểm soát và được duy trì bởi một tổ chức (3.1.4) và phương tiện mà nó được trình bày hoặc lưu trữ (dưới bất kỳ định dạng và phương tiện nào và từ bất kỳ nguồn nào).

Có thể bạn quan tâm

– Tài liệu: là các thông tin dạng văn bản phục vụ cho việc hoạch định và kiểm soát Hệ thống quản lý chất lượng.

– Hồ sơ: là các thông tin dạng văn bản dùng để công bố các kết quả hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện của Hệ thống quản lý chất lượng.

Chú thích:

+ Hồ sơ chất lượng có thể được sử dụng để lập tài liệu về xác định nguồn gốc và để cung cấp bằng chứng về kiểm tra xác nhận, về hành động khắc phục.

+ Hồ sơ không thuộc diện kiểm soát sửa đổi.

Hệ thống quản lý chất lượng: HTQLCL.

Clip: Thông tin dạng văn bản là gì? Nội dung thông tin dạng văn bản gồm những gì?

Cấu trúc thông tin dạng văn bản

Theo dạng thông tin tài liệu

Xem Thêm : Những câu nói hay thời xưa của cổ nhân mang trí tuệ lớn lao

Theo phòng ban

Theo các bên quan tâm

Theo dòng chảy cải tiến

Theo sản phẩm, dịch vụ cung cấp

-Chính sách CL -Mục tiêu CL -Sổ tay CL -Quá trình -Quy trình làm việc tự động -Hướng dẫn công việc -Biểu mẫu -Hồ sơ -Phòng nhân sự -Phòng bán hàng -Phòng chế tạo -Phòng thiết kế -Phòng mua hàng -Phòng sản xuất -Phòng dự án -Phòng quy trình -Khách hàng -Người sử dụng -Nhà cung cấp -Cộng đồng -Ban quản lý/lãnh đạo -Người lao động -Cổ đông -Bên quan tâm khác -Chính sách -Mục tiêu -Kế hoạch thực hiện -Kết quả -Thông số kỹ thuật -Các yêu cầu -Các yêu cầu hoạt động -Các hoạt động kiểm soát -Biên bản cuộc họp

Mục đích của thông tin dạng văn bản

Truyền thông tin
Làm bằng chứng
Lưu trữ kiến thức
Chia sẻ kiến thức
Mô tả hệ thống quản lý chất lượng

Lợi ích của thông tin dạng văn bản

Thể hiện sự tuân thủ
Cung cấp thông tin
Truyền đạt cam kết
Hiểu được vai trò của mình trong tổ chức
Tăng sự thấu hiểu giữa các cấp
Bằng chứng khách quan các yêu cầu đã đạt đươc
Giải quyết các rủi ro và cơ hội
Cung cấp kiến thức về tổ chức
Nêu rõ các công việc phải được thực hiện
Chứng minh năng lực
Cung cấp các yêu cầu cho các nhà cung cấp bên ngoài
Cung cấp thông tin để đánh giá hiệu lực và tính phù hợp liên tục của hệ thống quản lý chất lượng

Nội dung thông tin dạng văn bản, các thông tin dạng văn bản cần phải có

Phạm vi hệ thống quản lý chất lượng
Chính sách chất lượng
Mục tiêu chất lượng
Sổ tay chất lượng
Thông tin cần thiết
Sơ đồ tổ chức
Biểu đồ quy trình, lưu đồ quy trình và / hoặc mô tả quy trình
Thủ tục và hướng dẫn công việc
Quy trình làm việc tự động
Thông số kỹ thuật sản phẩm và dịch vụ
Thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài
Kế hoạch, chương trình và danh sách
Biểu mẫu và danh sách kiểm tra
Thông tin dạng văn bản có nguồn gốc bên ngoài
Thông tin dạng văn bản có thể ở bất kỳ loại phương tiện nào, chẳng hạn như giấy, điện tử, ảnh hoặc mẫu vật lý.

Điều khoản 5 trong ISO 10013 Hướng dẫn tạo và cập nhật thông tin dạng văn bản

Xác định thông tin dạng văn bản cần có phù hợp với phạm vi và bối cảnh của tổ chức
Liệt kê, thu thập dữ liệu, so sánh thông tin dạng văn bản với phạm vi và yêu cầu => phát triển & cải tiến
Đào tạo nhân viên soạn thảo thông tin dạng văn bản về yêu cầu của tiêu chuẩn, các tiêu chí chọn lựa
Xác định cấu trúc và thông tin dạng văn bản định xây dựng mức độ
Xác định trình tự và sự tương tác của các quá trình, xây dựng, kiểm soát các hồ sơ cần thiết đảm bảo tính phù hợp
Phân tích và cải tiến
Xác minh, so sánh với yêu cầu
Xác thực/ thẩm định
Xem xét/ phê duyệt
Ban hành và kiểm soát thông tin dạng văn bản
Đào tạo, cập nhật cho nhân viên tài liệu mới
Cập nhật thông tin dạng văn bản
– Kiểm soát thông tin dạng văn bản
Sẵn có
Phân phối, truy cập, truy xuất, sử dụng
Cập nhật & kiểm soát thay đổi
Sự bảo vệ
Lưu trữ, bảo quản
Lưu giữ & bảo lưu

Kiểm soát thông tin dạng văn bản

Xem Thêm : Tóm tắt bài Lặng lẽ Sa Pa ngắn nhất

+ MỤC ĐÍCH – Kiểm soát các thông tin văn bản dưới dạng tài liệu, hồ sơ thuộc Hệ thống quản lý chất lượng đã xác định nhằm đảm bảo các tài liệu này: