Sơ đồ Gantt là gì? Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ Gantt trong Excel và trên phần mềm – Base Resources

Sơ đồ gantt

biểu đồ gantt (còn được gọi là biểu đồ gantt ngang, biểu đồ gantt hoặc biểu đồ gantt) là một loại biểu đồ được sử dụng để trình bày các nhiệm vụ và sự kiện theo thời gian. Sơ đồ sẽ bao gồm hai phần chính: trục tung thể hiện tên các công việc và trục hoành thể hiện các điều khoản của các công việc đó. Bằng cách xem biểu đồ gantt, bạn có thể dễ dàng nắm bắt thông tin cho từng nhiệm vụ và toàn bộ dự án.

Nhờ bố cục đơn giản nhưng rõ ràng và trực quan của thông tin mà nó đã trở thành một công cụ hữu ích để lập kế hoạch, thực hiện lịch trình hoặc quản lý tiến độ dự án.

phần đầu của biểu đồ gantt

Vào cuối những năm 1800, kỹ sư người Ba Lan Karol Adamiecki đã phát triển một sơ đồ quy trình làm việc trực quan mà ông gọi là “hòa âm”.

vào khoảng năm 1910, henry gantt, một kỹ sư quản lý và nhà tư vấn, đã đưa khái niệm của adamiecki sang giai đoạn tiếp theo. các biểu đồ được thiết kế để cho người giám sát sản xuất biết liệu công việc của họ đã hoàn thành trước hay sau thời hạn và đó là cơ sở của các công cụ mà chúng tôi sử dụng ngày nay.

công ty của bạn có cần biểu đồ gantt không?

Biểu đồ Gantt bao gồm các thanh ngang được sử dụng để minh họa tiến trình của một dự án hoặc công việc. mỗi thanh đại diện cho một bước trong quy trình và độ dài đại diện cho lượng thời gian cần thiết để hoàn thành bước đó.

biểu đồ gantt là một lựa chọn tốt nếu bạn cần:

  • Tóm tắt một cách trực quan kế hoạch và lịch trình dự án: Biểu đồ Gantt rất hữu ích để hiển thị những công việc sẽ được thực hiện, khi nào và theo trình tự nào, nó tạo ra sự rõ ràng trong việc lập kế hoạch và lịch trình của dự án.

    phối hợp nhiều bên liên quan: Thường thì nhiều đồng đội sẽ làm việc trên các phần khác nhau của dự án cùng một lúc. Biểu đồ Gantt cung cấp cho bạn cái nhìn về tất cả các bộ phận chuyển động tại bất kỳ thời điểm nào và thời điểm giao công việc cho người tiếp theo.

    Thời gian và khối lượng công việc ước tính: Cho dù bạn đang làm việc một mình hay với một nhóm, biểu đồ Gantt cho biết bạn cần bao nhiêu thời gian và nguồn nhân lực để bạn có thể phân bổ nguồn lực và sắp xếp thời hạn phù hợp.

    biểu đồ gantt là dạng lịch trình dự án đơn giản nhất, là công cụ phù hợp nếu bạn muốn cung cấp cho nhân viên và đối tác cái nhìn tổng quan về lịch trình dự án.

    tại sao biểu đồ gantt lại phổ biến như vậy?

    vì những ưu điểm của nó

    biểu đồ gantt là cách hoàn hảo để lập kế hoạch cho các dự án: phù hợp với các nhiệm vụ đơn giản, ít chồng chéo, dễ xây dựng và người đọc dễ dàng xác định công việc và thời gian hoàn thành nhiệm vụ; thấy rõ tổng thời gian để thực hiện các tác vụ.

    quản lý nhiều dữ liệu cùng một lúc

    Chỉ với cách trình bày đơn giản gồm 2 trục chính, biểu đồ gantt giúp bạn hiểu thông tin cần thiết của dự án: ai chịu trách nhiệm thực hiện, thời gian và thời gian bắt đầu, ngày hoàn thành công việc, mối quan hệ giữa nhiệm vụ và toàn bộ. tiến độ dự án.

    ⇒ trình bày trực quan, đơn giản nhưng rất dễ hiểu và nắm bắt nhanh các thông tin chính.

    cải thiện năng suất

    thông tin về người thực hiện, tiến độ công việc được công bố công khai, giúp mỗi cá nhân hiểu rõ tầm quan trọng của từng mắt xích trong dự án. điều này giúp các thành viên tích cực hoàn thành công việc vì họ hiểu rằng: sự chậm trễ của họ chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện của các thành viên khác và cả dự án.

    ⇒ chủ động trong công việc và hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm là yếu tố thúc đẩy năng suất làm việc cao hơn.

    sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực

    biểu đồ gantt cung cấp cho các nhà quản lý dự án và các nhà lập kế hoạch cái nhìn tổng quan về dự án. điều này giúp họ biết cách phân bổ công việc hiệu quả, đảm bảo nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và tối ưu.

    ⇒ hạn chế quá tải công việc, đảm bảo chất lượng công trình

    tuy nhiên, biểu đồ gantt có một số nhược điểm

    phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng

    Trên thực tế, nếu người quản lý cố gắng tạo cấu trúc phân tích công việc cùng lúc họ tạo biểu đồ Gantt, họ có nguy cơ phải thực hiện lại toàn bộ lịch trình của dự án; nếu một cái gì đó bị mất, thời lượng được tính không chính xác. hoặc một số lỗi khó tính toán.

    hoạt động tốt cho các dự án nhỏ

    Khi thời lượng và nhiệm vụ trải rộng trên một trang, biểu đồ Gantt bắt đầu mất chức năng vì khó có thể nhìn thấy một dự án tổng thể trên màn hình máy tính. Đồng thời, việc phải cập nhật định kỳ cũng gây mất thời gian cho người quản lý, nhất là với những dự án có hàng trăm công việc.

    ngoài ra, biểu đồ gantt không mô tả tốt độ phức tạp. Ví dụ: nếu một mốc quan trọng có nhiều nhiệm vụ cần hoàn thành và mỗi nhiệm vụ đó có nhiệm vụ phụ, biểu đồ gantt không thể hiển thị điều này. Vì lý do này, các nhà quản lý dự án không nên chỉ dựa vào biểu đồ Gantt cho các nhu cầu quản lý dự án.

    biểu đồ gantt không hoạt động tốt với việc xử lý các ràng buộc của dự án.

    Điều này là do trọng tâm chính của biểu đồ Gantt là thời gian.

    Có ba ràng buộc cơ bản đối với một dự án: thời gian, chi phí và phạm vi. tổng chi phí và phạm vi sẽ không thể biểu diễn trên biểu đồ gantt. đồng thời cũng khó biết công việc nào nên ưu tiên nếu sơ đồ có quá nhiều công việc đan xen, nối tiếp nhau.

    Xem thêm: * Hướng Dẫn Sử Dụng Poweriso, Tạo Ổ Đĩa Ảo Trên Máy Tính, Pc

    base-ra-mat-zalo-oa

    cách vẽ biểu đồ gantt trong quản lý dự án

    Biểu đồ gantt truyền thống được tạo thông qua các bản vẽ tay phức tạp và mỗi khi dự án thay đổi, nó cần được sửa đổi hoặc vẽ lại. điều này đã tạo ra một hạn chế lớn cho việc áp dụng biểu đồ gantt. tuy nhiên, với sự ra đời của máy tính và phần mềm, các biểu đồ gantt ngày nay có thể dễ dàng được tạo, cập nhật và in.

    Bước 1: Xác định các hạng mục công việc bắt buộc

    Điều đầu tiên bạn cần làm là liệt kê tất cả các hạng mục công việc cần thiết để chạy dự án. Để xác định các hạng mục công việc, hãy nghĩ đến các mục tiêu mà dự án phải hoàn thành để kế hoạch thực sự hiệu quả. Sau khi bạn có danh sách việc cần làm của mình, hãy xác định thời gian sớm nhất để bắt đầu dự án và thời gian ước tính để thực hiện.

    bước 2: xác định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ

    một trong những lợi ích của biểu đồ gantt là nó hiển thị mối quan hệ giữa các nhiệm vụ. Khi bạn đã có một mục nhiệm vụ và một khoảng thời gian, hãy xác định những nhiệm vụ nào cần phải hoàn thành trước khi bạn có thể làm việc khác. các hoạt động phụ thuộc này được gọi là công việc “tuần tự” hoặc “tuyến tính”.

    các tác vụ khác sẽ “song song”, nghĩa là chúng có thể được thực hiện cùng lúc với các tác vụ khác. càng nhiều công việc song song, thì lịch trình dự án của bạn càng ngắn.

    Xác định các nhiệm vụ song song và tuần tự trong dự án. khi một nhiệm vụ phụ thuộc vào một nhiệm vụ khác, hãy nhìn vào mối quan hệ giữa chúng. Nó giúp bạn hiểu sâu hơn về cách tổ chức dự án và hữu ích khi bạn bắt đầu lập biểu đồ hoạt động.

    Trong biểu đồ Gantt, có ba mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ tuần tự:

    • Xem Thêm : Mẫu biên bản đại hội chi bộ

      finish to start (fs): Tác vụ fs không thể bắt đầu trước khi tác vụ trước đó (và liên quan) kết thúc. họ bắt đầu muộn hơn.

      start to start (ss) – nhiệm vụ ss không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó đã bắt đầu. họ bắt đầu muộn hơn.

      finish to finish (ff): Nhiệm vụ ff không thể hoàn thành trước khi nhiệm vụ trước đó kết thúc. họ sẽ hoàn thành sau.

      Ngoài ra còn có loại thứ tư, từ đầu đến cuối (nd), rất hiếm.

      bước 3: vẽ biểu đồ gantt

      Bạn đã có dữ liệu cần thiết, giờ là lúc hiển thị sơ đồ. bạn có thể vẽ bằng tay, excel hoặc sử dụng phần mềm biểu đồ gantt chuyên nghiệp như: gantto, microsoft project, base wework …

      Ngoài ra, còn có một số công cụ được thiết kế dựa trên đám mây, có nghĩa là bạn và nhóm của bạn có thể truy cập tài liệu từ mọi nơi. (giúp ích rất nhiều khi thảo luận, tối ưu hóa và báo cáo các dự án).

      một dự án khá phức tạp được trình bày trong excel

      bước 4: cập nhật tiến độ dự án

      Khi dự án của bạn di chuyển dọc theo biểu đồ, nó đang tiến triển. tuy nhiên, trong quá trình thực hiện dự án, nhiều thay đổi sẽ xảy ra. Ví dụ, công việc a phải hoàn thành để công việc b tiến hành, nhưng công việc a vẫn chưa được thực hiện, vậy tiến độ phải điều chỉnh như thế nào để đảm bảo không ảnh hưởng đến toàn bộ dự án? Thường xuyên theo dõi và cập nhật các thay đổi để có thể điều chỉnh kịp thời. điều này cũng giúp bạn cập nhật kế hoạch cho nhóm và nhà tài trợ của mình.

      cách vẽ biểu đồ gantt trong excel

      1. chuẩn bị dữ liệu

      Để bổ sung phần thực hiện dự án , chúng tôi sẽ thêm cột % hoàn thành (tỷ lệ hoàn thành) trong bảng đã hoàn thành . strong> (hiện tại), đồng thời thêm ngày hoàn thành (ngày hoàn thành) trong chuẩn bị dữ liệu trong đó:

      • nếu lịch trình dự án dành cho mục kế hoạch, số ngày hoàn thành
      • nếu lịch trình dự án là thực tế, số ngày hoàn thành =% hoàn thành * ngày

      mục tiêu là biết có bao nhiêu% thực tế hoàn thành quy tắc. dữ liệu hoàn chỉnh sẽ trông như thế này:

      2. các bước để vẽ biểu đồ gantt

      # 1 tạo biểu đồ mới

      trong thẻ insert trên thanh công cụ, chọn biểu đồ / thanh / thanh xếp chồng

      # 2 tải dữ liệu vào biểu đồ

      trong thẻ công cụ biểu đồ (khi bạn nhấp vào biểu đồ mới được tạo, tab công cụ biểu đồ sẽ xuất hiện trong thanh công cụ), chọn bố cục , sau đó chọn chọn dữ liệu

      trong phạm vi dữ liệu biểu đồ : chọn phạm vi dữ liệu được tải trong biểu đồ:

      Xem thêm: Khóa Đào Tạo Hướng Dẫn Viên Du Lịch Tại Đà Nẵng, Attention Required!

      thêm 1 vùng dữ liệu cộng với ngày bắt đầu : trong phần mục chú giải (chuỗi), nhấp vào thêm

      Tiếp theo, chúng tôi sẽ thay đổi thứ tự của ngày bắt đầu để đặt nó trước ngày trong các mục chú giải và chỉnh sửa > quay lại cho các đầu vào ngang (danh mục) nhãn trục. sau khi hoàn thành bước này, chúng ta sẽ nhận được biểu đồ như sau:

      # 3 sắp xếp thứ tự nhiệm vụ

      Trong biểu đồ trên, chúng tôi thấy rằng các nhiệm vụ đang theo thứ tự ngược lại so với dự kiến. vì vậy chúng tôi sẽ sắp xếp lại thứ tự này bằng cách:

      • nhấp vào tên nhiệm vụ trong biểu đồ

        trong cửa sổ tùy chọn trục , nhấp để chọn danh mục theo thứ tự ngược lại

        # 4 chỉ giữ lại số ngày được thực hiện cho các nhiệm vụ

        Trong biểu đồ trên, phần tô bóng màu xanh lam là số ngày hoàn thành nhiệm vụ và phần tô bóng màu vàng là kể từ mốc ban đầu. excel tự động đề xuất điểm tham chiếu này. do đó, mục đích của chúng tôi khi vẽ biểu đồ gantt để quản lý tiến độ dự án là chỉ hiển thị số ngày để hoàn thành nhiệm vụ.

        Để ẩn phần tô màu vàng, hãy nhấp chuột phải vào thanh biểu đồ, chọn định dạng chuỗi dữ liệu , trong điền chọn không tô strong>, trong đường viền chọn không có dòng

        # 5 thay đổi chu kỳ biểu đồ

        Khi bạn vẽ biểu đồ này, excel sẽ tự động đề xuất khoảng thời gian. tuy nhiên, gợi ý này không phải lúc nào cũng đúng. vì vậy, chúng tôi sẽ cần điều chỉnh khung thời gian này gần với dự án mà chúng tôi đang theo dõi.

        tuy nhiên, khi chúng tôi nhấp vào ngày trên biểu đồ, chúng tôi thấy:

        • ngày tối thiểu được hiển thị dưới dạng số 43120 tương ứng với 20/01/2018

          ngày tối đa được hiển thị dưới dạng số 43240 tương ứng với 20/05/2018

          mục tiêu của chúng tôi là thay đổi thành:

          • ngày nhỏ nhất gần nhất với dự án có thể được chọn là ngày 1 tháng 3 năm 2018

            Xem Thêm : Đại từ là gì? Phân loại đại từ, ví dụ đại từ

            ngày lớn nhất và gần nhất với dự án có thể được chọn là ngày 10 tháng 5 năm 2018

            nhập 2 ngày này vào bất kỳ đâu trên trang tính, sau đó định dạng các ô cho 2 vị trí đó là chung , chúng ta sẽ thấy giá trị ngày này được hiển thị dưới dạng số. nhập 2 số này vào phần trước, ta được:

            tỷ lệ hoàn thành bài hát số 6

            Để theo dõi tỷ lệ hoàn thành, chúng tôi cần vẽ phần ngày đã hoàn thành của biểu đồ và lồng nó vào phần ngày . vì điều này, chúng tôi sẽ thêm một đối tượng vào biểu đồ là thanh lỗi

            nhấp vào biểu đồ và chọn công cụ biểu đồ / bố cục / thêm phần tử biểu đồ / thanh lỗi / các tùy chọn thanh lỗi khác

            chọn tùy chọn thanh lỗi khác sẽ hiển thị thêm thanh lỗi dựa trên chuỗi: tức là excel muốn yêu cầu chúng tôi thêm dữ liệu thanh lỗi cho khu vực có dữ liệu. ở đây, chúng tôi sẽ chọn ngày bắt đầu.

            trong phần thanh lỗi định dạng , hãy đặt như sau:

            • địa chỉ chọn thêm

              Xem thêm: Hướng Dẫn Sử Dụng Resharper, Tải Jetbrains Resharper Ultimate 2019

              kiểu cuối cùng chọn không giới hạn

              số lỗi chọn giá trị tùy chỉnh / chỉ định và chọn khu vực ngày hoàn thành (khu vực o4: o9)

              sau đó chúng tôi sẽ định dạng hiển thị của khu vực này như sau:

              • chọn màu: bạn nên chọn màu có độ tương phản cao so với màu hiển thị trong biểu đồ

                chọn chiều rộng: dựa trên chiều rộng của vùng biểu đồ, hãy chọn cho phù hợp để thanh lỗi được chèn vào toàn bộ vùng biểu đồ ban đầu

                kết quả sau khi sử dụng thanh lỗi như sau (trong bảng bên dưới, màu của ngày làm việc đã được thay đổi thành màu vàng, thanh lỗi (ngày hoàn thành) có màu xanh lam)

                để chúng tôi có thể hoàn thành biểu đồ quản lý dự án (còn được gọi là biểu đồ gantt – biểu đồ quản lý lịch trình dự án).

                có phải excel là lựa chọn tốt nhất cho biểu đồ gantt? Có phần mềm biểu đồ gantt nào thuận tiện và chính xác hơn không?

                Khi chọn công cụ tạo biểu đồ gantt, thường có 3 lựa chọn: excel, phần mềm chuyên vẽ biểu đồ gantt, phần mềm quản lý dự án với mô-đun biểu đồ gantt.

                excel là công cụ phổ biến nhất do tính linh hoạt và dễ sử dụng. lợi thế chính của nó là tùy biến dễ dàng. tuy nhiên, mặc dù là một công cụ quen thuộc, nhưng excel có những nhược điểm rất lớn:

                • giao diện khá cồng kềnh. Cần có thời gian để tạo một dự án theo cách thủ công, dù đơn giản hay phức tạp. Hướng dẫn trên chỉ là những bước cơ bản, việc biến dữ liệu bảng tính thành công cụ theo dõi dự án trực quan đòi hỏi những kỹ năng đặc biệt và thêm kinh nghiệm.

                  Một bất lợi khác là chúng phải được cập nhật thủ công mỗi khi mọi thứ thay đổi trong dự án. Điều này khiến người quản lý và nhân viên mất đi tính linh hoạt vì họ không có khả năng truy cập Excel mọi lúc, mọi nơi.

                  mọi bản cập nhật phải được thông báo vì không có chức năng thông báo.

                  Phần mềm lập biểu đồ gantt chuyên dụng cũng là một lựa chọn phù hợp, được thiết kế đặc biệt cho việc này, cho phép bạn tạo biểu đồ cho tất cả các loại dự án. tuy nhiên, mọi thứ sẽ chỉ diễn ra suôn sẻ khi bạn dừng lại ở giai đoạn lập kế hoạch cho dự án. khi quản lý các hoạt động và nhiệm vụ, người quản lý sẽ phải chuyển sang một nền tảng hoặc công cụ khác, chẳng hạn như truyền thông, chia sẻ về chất lượng kết quả của từng nhiệm vụ,… rất khó để hiểu được nguồn gốc của công việc. đâu là thực của nhóm.

                  phần mềm quản lý dự án có giao diện biểu đồ gantt tích hợp là một lựa chọn hấp dẫn và phù hợp cho các nhà quản lý vì nó cung cấp tất cả các công cụ bạn cần để quản lý dự án từ đầu đến cuối.

                  Ngoài việc tự động hiển thị công việc dưới biểu đồ gantt, người quản lý có thể theo dõi dự án dưới nhiều góc độ khác, chẳng hạn như kanban, danh sách kiểm tra, … mỗi góc nhìn đều có ưu và nhược điểm, có thể thể hiện ở nhiều điểm khác nhau xem.

                  so-do-gantt-base-wework

                  một biểu đồ gantt được vẽ tự động trong phần mềm quản lý dự án wework cơ bản

                  Phần mềm này cho phép người dùng tạo một dự án phức tạp với các nhiệm vụ nhỏ trong mỗi nhiệm vụ. cập nhật dự án cũng dễ dàng và nhanh chóng. Một tính năng cực kỳ hữu ích là phần mềm sẽ gửi thông báo tức thì cho những người liên quan đến dự án bất cứ khi nào có thay đổi. một số chương trình cũng tích hợp công cụ trò chuyện nội bộ.

                  so-do-gantt-wework

                  người dùng có thể giao tiếp trực tiếp trong từng nhiệm vụ trên biểu đồ gantt

                  Phần mềm này không đắt và cung cấp giao diện đám mây dễ sử dụng, có thể được sử dụng trên cả máy tính để bàn và thiết bị di động.

                  Xem đánh giá chi tiết 15 phần mềm quản lý dự án và công việc tốt nhất hiện nay.

                  Nằm trong số các phần mềm quản lý dự án và công việc tốt nhất hiện nay, base wework là một công cụ tích hợp đầy đủ các chức năng lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ công việc, xem xét và báo cáo tự động.

                  Dựa trên cơ sở của chúng tôi, công việc luôn được giám sát chặt chẽ bất cứ lúc nào, bất kể bạn ở đâu, cho dù bạn đang sử dụng máy tính hay điện thoại. Đó là công nghệ bạn nên đầu tư nếu bạn muốn cập nhật công nghệ 4.0 trong lĩnh vực kinh doanh của mình.

                  để được tư vấn và giới thiệu xem liệu phần mềm cơ sở của Wework có phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn hay không, hãy đăng ký miễn phí tại đây.

Nguồn: https://truongxaydunghcm.edu.vn
Danh mục: Kiến thức

Related Articles

Back to top button