Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2016 PDF: Từ A đến Z cho người mới bắt đầu

Bạn đang tìm kiếm một giải pháp mạnh mẽ để quản lý dự án hiệu quả? Microsoft Project 2016 là công cụ hoàn hảo dành cho bạn! Với giao diện trực quan và tính năng đa dạng, Project 2016 giúp bạn lên kế hoạch, theo dõi tiến độ và đạt được mục tiêu dự án một cách dễ dàng.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Microsoft Project 2016 từ cơ bản đến nâng cao, bao gồm:

• Tạo dự án từ mẫu
• Thêm và quản lý tác vụ
• Liên kết tác vụ và tạo sơ đồ Gantt
• Thay đổi chế độ xem dự án
• Và nhiều hơn nữa!

Tạo Dự án Mới từ Mẫu

Microsoft Project 2016 cung cấp sẵn nhiều mẫu dự án, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Để tạo dự án từ mẫu, bạn thực hiện các bước sau:

1. Mở Microsoft Project 2016.
2. Chọn Tệp > Mới.
3. Chọn một mẫu phù hợp từ danh sách hoặc nhập từ khóa vào ô tìm kiếm.
4. Xem trước thông tin và tùy chọn của mẫu.
5. Chỉnh sửa thông tin dự án, bao gồm tên dự án, ngày bắt đầu, ngày kết thúc.
6. Chọn Tạo.

Lưu ý: Bạn có thể tạo dự án mới dựa trên dự án hiện có bằng cách thay đổi ngày bắt đầu và kết thúc, sau đó lưu dự án với tên mới hoặc lưu vào vị trí khác.

Thêm Tác Vụ vào Dự Án

Tác vụ là những công việc cần hoàn thành trong dự án. Để thêm tác vụ vào dự án, bạn thực hiện các bước sau:

1. Chọn Xem > Chế độ xem Tác vụ > Biểu đồ Gantt.
2. Nhập tên tác vụ vào trường Tên Tác vụ trống đầu tiên.
3. Nhấn Enter.

Mẹo: Bạn có thể thêm nhiều tác vụ cùng lúc bằng cách sao chép và dán từ chương trình khác, nhập danh sách từ SharePoint hoặc sử dụng tính năng Thêm Tác vụ Hàng loạt.

Tạo Dàn Bài cho Tác Vụ

Để thể hiện cấu trúc phân cấp của dự án, bạn có thể thụt lề hoặc nhô lề các tác vụ. Tác vụ được thụt lề sẽ trở thành tác vụ con của tác vụ bên trên (tác vụ tóm tắt).

1. Chọn Xem > Chế độ xem Tác vụ > Biểu đồ Gantt.
2. Chọn tác vụ cần thụt lề hoặc nhô lề.
3. Thực hiện một trong các thao tác sau:
   • Chọn Tác vụ > Lịch biểu > Thụt lề Tác vụ (hoặc nhấn Alt + Shift + Left) để biến tác vụ thành tác vụ con.
   • Chọn Tác vụ > Lịch biểu > Nhô lề Tác vụ (hoặc nhấn Alt + Shift + Right) để di chuyển tác vụ lên cấp độ trên.

Liên Kết Tác Vụ trong Dự Án

Liên kết tác vụ thể hiện mối quan hệ giữa các tác vụ trong dự án. Khi hai tác vụ được liên kết, mọi thay đổi đối với tác vụ này sẽ ảnh hưởng đến tác vụ kia.

1. Chọn Xem > Chế độ xem Tác vụ > Biểu đồ Gantt.
2. Giữ Ctrl và chọn hai tác vụ cần liên kết.
3. Chọn Tác vụ > Liên kết các Tác vụ Đã chọn (hoặc nhấn Ctrl + F2).

Lưu ý: Project 2016 hỗ trợ bốn loại liên kết tác vụ:

• Kết thúc – Bắt đầu (FS): Tác vụ sau chỉ bắt đầu sau khi tác vụ trước kết thúc.
• Bắt đầu – Bắt đầu (SS): Hai tác vụ bắt đầu cùng lúc.
• Kết thúc – Kết thúc (FF): Hai tác vụ kết thúc cùng lúc.
• Bắt đầu – Kết thúc (SF): Tác vụ trước chỉ kết thúc sau khi tác vụ sau bắt đầu.

Thay Đổi Chế Độ Xem

Project 2016 cung cấp nhiều chế độ xem khác nhau để hiển thị thông tin dự án theo nhiều cách.

1. Chọn tab Xem.
2. Thực hiện một trong các thao tác sau:
   • Chọn chế độ xem mong muốn từ nhóm Chế độ xem Tác vụ hoặc Chế độ xem Tài nguyên.
   • Chọn Biểu đồ Gantt > Xem thêm Chế độ xem để xem tất cả chế độ xem, sau đó chọn từ hộp thoại Xem thêm Chế độ xem.

Kết Luận

Bài viết đã hướng dẫn bạn cách sử dụng Microsoft Project 2016 để quản lý dự án hiệu quả. Từ việc tạo dự án, thêm tác vụ, liên kết tác vụ đến thay đổi chế độ xem, bạn đã có thể tự tin sử dụng Project 2016 cho công việc của mình.

Để tìm hiểu thêm về Microsoft Project 2016, bạn có thể tham khảo các tài liệu hướng dẫn trên trang web của Microsoft hoặc tham gia các khóa học trực tuyến.

Nguồn: https://truongxaydunghcm.edu.vn/