Hướng dẫn cách trình bày văn bản CHUẨN Nghị định 30

1. chỉ được hiển thị trên giấy a4

cách trình bày văn bản chuẩn của nghị định 30 (hình ảnh minh họa)

Thay vì có thể gửi văn bản hành chính trên khổ giấy a4 hoặc a5 như trước đây, tất cả các loại văn bản hành chính hiện nay đều sử dụng cùng một khổ giấy a4 (210mm x 297mm).

p>

– lề trên: cách mép trên 2 – 2,5 cm;

– lề dưới: cách mép dưới 2 – 2,5 cm;

– lề trái: Cách mép trái 3 – 3,5 cm;

– lề phải: Cách mép phải 1,5 – 2 cm.

2. chọn phông chữ và kích thước phông chữ chính xác?

Dù nội dung khác nhau thì bất kỳ văn bản hành chính nào cũng phải được viết bằng phông chữ la mã mới của Việt Nam, bộ ký tự unicode theo tiêu chuẩn tcvn 6909: 2001 của Việt Nam.

ví dụ:

– một phần của tên quốc gia và tiêu đề bao gồm 2 dòng:

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

độc lập – tự do – hạnh phúc

đặc biệt phía dưới có vạch kẻ ngang, nét liền, độ dài bằng độ dài của văn bản.

tiêu đề “độc lập – tự do – hạnh phúc”: được trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 13 đến 14.

3. cách ghi tên cơ quan ban hành văn bản

Trên thực tế, có nhiều loại văn bản khác nhau do nhiều cơ quan, tổ chức ban hành. tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách viết tên cơ quan cấp, nhất là những người mới vào nghề.

để tránh sai sót và làm mất giá trị của văn bản, hãy luôn nhớ:

– tên cơ quan, tổ chức ban hành tài liệu, bao gồm tên cơ quan, tổ chức ban hành tài liệu và tên cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu đó (nếu có).

– tên cơ quan hoặc cơ quan chủ quản trực tiếp được viết tắt bằng các cụm từ thông dụng, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, canh giữa tên cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý; phần dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 – 1/2 độ dài của dòng chữ và được đặt cân đối với dòng chữ.

4. cách viết số và ký hiệu?

* số văn bản

<3

ý nghĩa của số văn bản như sau:

số văn bản là số thứ tự của văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong năm, được đăng ký tại trụ sở cơ quan theo quy định, số văn bản được viết bằng chữ số Ả Rập.

trường hợp hội đồng, ban, nhóm cơ quan, tổ chức (sau đây gọi là cơ quan tư vấn) đăng ký là “cơ quan ban hành văn bản” và được phép sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải đánh số riêng. hệ thống.

từ “số” là chữ thường, cỡ chữ 13, phông chữ đứng; sau từ “number” có dấu hai chấm (:); đối với các số nhỏ hơn 10, hãy thêm số 0 ở đầu.

* ký hiệu văn bản

Giống như các yếu tố khác, các ký hiệu văn bản cũng phải tuân theo các tiêu chuẩn chung, bất chấp mong muốn của người biên tập.

Theo đó, ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt của tên loại văn bản và chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản.

Đối với văn bản chính thức, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản và chữ viết tắt của tên đơn vị văn bản hoặc lĩnh vực cần giải quyết.

Các ký hiệu văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, phông chữ đứng.

giữa các số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo lên (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch ngang (-), không có dấu cách.

ví dụ:

nghị định do chính phủ ban hành: số:… / nĐ-cp

quyết định do thủ tướng ban hành: số:… / qd-ttg

công văn từ bộ tài chính do ban chính sách tài khóa soạn thảo: số:… / btc-cst

…

5. quy ước viết tắt kiểu văn bản

tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. theo đó, tất cả các văn bản khi ban hành đều phải có tên, trừ các văn bản chính thức.

Văn bản hành chính bao gồm tất cả 32 loại, trong đó thường có một số loại phổ biến như:

nghị quyết (cụ thể), quyết định (cụ thể), chỉ thị, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, báo cáo, biên bản, báo cáo, hợp đồng, công văn, điện tín, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, thư mời, thư xin việc, giấy phép đi nghỉ, giấy phép du lịch…

khi trình văn bản hành chính, người soạn thảo phải “thuộc lòng” quy ước viết tắt tên loại văn bản theo phụ lục i ban hành kèm theo thông tư 01/2011 của Bộ Nội vụ, cụ thể:

stt

tên của tài liệu hành chính

chữ viết tắt

1.

độ phân giải (đơn)

nq

2.

quyết định (cá nhân)

qd

3.

Xem thêm: 10 Cách viết Email Marketing đơn giản mà không bao giờ cạn ý tưởng! 2022

chỉ kỳ thi

ct

4.

quy định

kiểm soát chất lượng

5.

quy tắc

qyĐ

6.

quảng cáo

tc

7.

quảng cáo

tb

Xem Thêm : Cách gửi hồ sơ xin việc qua email tạo điểm nhấn tốt cho nhà tuyển dụng

8.

hướng dẫn

độ nét cao

9.

chương trình

ctrl

10.

kế hoạch

kh

11.

tùy chọn

pa

12.

dự án

nhiều

13.

dự án

da

14.

báo cáo

bc

15.

phút

bb

16.

báo cáo

ttr

17.

hợp đồng

ha

18.

điện

ca

19.

Xem thêm: VAI TRÒ CỦA CHỦ TỊCH HỒ CHÍ MINH VỚI VIỆC THÀNH LẬP ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM – Đảng Bộ Tỉnh Quảng Trị

bản ghi nhớ

bgn

20.

thỏa thuận

mtb

21.

giấy ủy quyền

guq

22.

lời mời

gm

23.

đề xuất

ggt

24.

để lại giấy tờ

gnp

25.

lô hàng

trang

26.

phiếu chuyển khoản

máy tính

27.

phiếu bầu

pb

bản sao văn bản

1.

và sao chép

có

2.

Xem Thêm : Cách chia đôi trang giấy trong Word, chia cột văn bản | Datxeviet.vn

sao chép đoạn trích

trs

3.

bản sao xanh

sl

6. ký và đóng dấu như thế nào?

* cách ký

lưu ý:

– đối với văn bản hành chính, trước họ và tên người ký, không ghi học hàm, học vị và các học vị danh dự khác.

* cách đóng dấu

– dấu của cơ quan, tổ chức: đóng dấu bên trái chữ ký, chiếm 1/3 chữ ký.

– Dấu treo: văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc các phụ lục: con dấu được đặt ở trang đầu, che một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục.

– Con dấu liên biên giới: con dấu liên biên giới được đóng ở giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục của văn bản, bao phủ một phần của tờ giấy; mỗi con tem có tối đa 5 tờ văn bản.

7. sơ đồ trình bày văn bản dễ hiểu nhất

Để dễ dàng trình bày bất kỳ văn bản nào nói chung hay văn bản hành chính nói riêng, bạn đọc tham khảo sơ đồ trình bày văn bản sau:

ở đâu:

hộp số

:

phần tử biểu mẫu văn bản

Xem thêm: Thực trạng và các giải pháp cải cách hành chính ở Việt Nam

1

:

tên và phương châm của tiểu bang

2

:

tên cơ quan hoặc tổ chức ban hành tài liệu

3

:

số, ký hiệu văn bản

4

:

địa điểm và thời gian xuất bản

5a

:

nhập tên và đoạn trích văn bản

5b

:

trích xuất công văn

6

:

nội dung văn bản

7a, 7b, 7c

:

chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8

:

con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

9a, 9b

:

nơi tiếp tân

10a

:

chỉ báo bảo mật

10b

:

cho biết mức độ khẩn cấp

11

:

hướng dẫn tiếp thị

12

:

trình soạn thảo văn bản và số phiên bản

13

:

địa chỉ của cơ quan, tổ chức; e-mail; thông tin điện tử; số điện thoại; số fax.

14

:

chữ ký số của cơ quan, tổ chức đối với bản sao tài liệu ở định dạng điện tử