Mách bạn cách xin tài trợ hiệu quả

Bạn có biết cách đăng ký tài trợ hiệu quả cho một sự kiện không? Nếu bạn đã từng là sinh viên và tham gia ban đối ngoại của một câu lạc bộ, chắc hẳn bạn không mấy quen thuộc với hoạt động tài trợ này.

Khi mọi sự kiện diễn ra, kinh phí luôn là mối quan tâm hàng đầu. nó thậm chí còn quyết định xem một sự kiện có được tổ chức hoàn hảo hay không.

Để có kinh phí tổ chức thành công một sự kiện, điều chúng tôi thường làm là xin tài trợ. Vậy làm thế nào để bạn xin tài trợ một cách hiệu quả? Cho dù đó là một sự kiện / dự án nhỏ hay lớn, quy trình và thủ thuật đều có thể được áp dụng theo cách giống nhau.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách đăng ký tài trợ sự kiện hiệu quả , chuyên nghiệp. hãy nhớ đọc đến cuối để biết thêm các mẹo hay!

lập danh sách các nhà tài trợ có thể có

Điều đầu tiên bạn cần làm là xác định tất cả các nhà tài trợ tiềm năng.

danh sách này sẽ giúp bạn chọn nhà tài trợ dễ dàng hơn và nâng cao cơ hội thành công thay vì lãng phí thời gian vào sai bên.

Bạn phải dựa trên các tiêu chí sau để tìm nhà tài trợ:

• đặc điểm của sự kiện: đó là sự kiện từ thiện hay quảng bá sản phẩm? Sự kiện / dự án này nói về cái gì? Ví dụ: nếu bạn đang tổ chức một sự kiện ẩm thực, hãy tìm nhà tài trợ là các công ty cung cấp dịch vụ ăn uống.
• quy mô sự kiện: sự kiện của bạn lớn hay nhỏ? trong nước hay phân phối ra nước ngoài? trên thực tế, ngân sách sẽ đóng một vai trò lớn trong việc xác định quy mô của sự kiện. tuy nhiên, bạn nên xác định điều này trước khi liên hệ với nhà tài trợ.

Dựa trên hai tiêu chí ở trên, bạn có thể thu hẹp danh sách các nhà tài trợ của mình.

Trên thực tế, nhà tài trợ không phải lúc nào cũng phải là công ty hoặc tổ chức có liên quan đến bản chất của sự kiện. Bạn cũng có thể đăng ký tài trợ từ một doanh nghiệp ô tô và thương mại cho chương trình âm nhạc của mình.

Tuy nhiên, cách hiệu quả nhất để xin tài trợ là tiếp cận các bên liên quan phù hợp nhất có thể. sau này, khi đến thời điểm thương lượng, bạn và nhà tài trợ sẽ dễ dàng có tiếng nói chung hơn.

gói tài trợ thiết kế

Điều tiếp theo bạn cần làm là tạo các gói tài trợ.

Thông thường, bạn sẽ không thể cung cấp cùng một số tiền cố định khi đăng ký tài trợ từ tất cả các bên tiềm năng. mỗi nhà tài trợ có thể đề xuất một con số khác nhau trong ngân sách tài trợ của mình. do đó, việc phân chia các gói tài trợ là cần thiết.

Xem thêm: Cách Viết Dấu Sắc Lớp 1 – Cách Viết Chữ Tiếng Việt Có Dấu

Mỗi gói tài trợ sẽ có giá trị và lợi ích khác nhau dành cho nhà tài trợ. Đặc biệt cần chú ý xác định quyền lợi của nhà tài trợ một cách rõ ràng, hợp lý và riêng biệt giữa các gói tài trợ.

ví dụ về các gói tài trợ thường thấy được sắp xếp theo thứ tự lợi ích từ cao nhất đến thấp nhất:

• nhà tài trợ kim cương
• nhà tài trợ vàng
• nhà tài trợ bạc
• nhà tài trợ đồng

Quyền lợi của nhà tài trợ tùy thuộc vào tính chất của sự kiện, cách người tổ chức truyền đạt sự kiện, v.v.

một số lợi ích phổ biến, chẳng hạn như chèn biểu trưng vào video quảng bá sự kiện, đăng quảng cáo của nhà tài trợ trên trang chủ / fanpage của sự kiện, v.v.

yêu cầu tài trợ bao gồm những gì?

Xem Thêm : Cách làm kim chi cải thảo kiểu Việt Nam đơn giản và nhanh nhất không kém gì Hàn Quốc – VietReview.vn

Bạn không thể đến tay không nhà tài trợ. một hồ sơ hoàn chỉnh chính là vũ khí giúp bạn chinh phục họ.

một đơn xin tài trợ hoàn chỉnh bao gồm những gì?

Ban tổ chức có thể thực hiện các đăng ký khác nhau tùy theo từng sự kiện cụ thể.

tuy nhiên, thông thường một đơn xin tài trợ sẽ bao gồm 8 phần / tài liệu cơ bản sau:

1. thư ngỏ gửi nhà tài trợ
2. giới thiệu về người tổ chức và sự kiện
3. chương trình / kế hoạch sự kiện
4. kế hoạch truyền thông
5. ngân sách ngân sách
6. lợi ích của nhà tài trợ
7. tóm tắt nội dung chiến dịch (nếu có)
8. tài liệu đính kèm trên phương tiện truyền thông như áp phích, biểu ngữ, tờ rơi, v.v.

lưu ý:

Khi đến gặp nhà tài trợ, bạn không thể chỉ đưa cho họ một bộ tài liệu để họ tự điều tra. giới thiệu từng nội dung trong hồ sơ một cách mạch lạc và rõ ràng, như thể bạn đang thuyết trình về dự án.

Đây là lý do tại sao nhà tài trợ phải có kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng thuyết trình, thuyết phục.

Điều quan trọng nhất là bạn phải hiểu rõ về sự kiện / dự án của mình và hiểu rõ về các nhà tài trợ.

tiếp cận các nhà tài trợ

Khi nào tiếp cận các nhà tài trợ?

khi bạn đã chuẩn bị xong đơn xin tài trợ của mình, bạn đã sẵn sàng tiếp cận nhà tài trợ. tuy nhiên, thời điểm thích hợp nhất để “ra khơi” là khi nào?

Xem thêm: Bộ quy tắc chuẩn dạy con viết chữ đẹp

Khi các nhà tổ chức bắt đầu chạy tài trợ phụ thuộc rất nhiều vào quy mô và ngân sách của tổ chức.

Ví dụ, đối với những sự kiện cần kinh phí lớn hàng trăm, hàng tỷ đồng, yêu cầu tài trợ có thể cần được gửi trước một năm. các nhà tài trợ cần thời gian để xem xét sự kiện phù hợp với kế hoạch tiếp thị của họ như thế nào.

Hơn nữa, sự cạnh tranh giữa các bên khác nhau về tài trợ là không thể tránh khỏi. do đó, xin tài trợ sớm đôi khi là một lợi thế.

Ba tháng cuối năm là thời điểm các công ty bắt đầu tổng kết năm và lên kế hoạch truyền thông cho năm sau. Vì vậy, nếu sự kiện của bạn lớn và bạn cần huy động ngân sách lớn, hãy gửi đề nghị tài trợ trong 3 tháng cuối năm.

cách tiếp cận các nhà tài trợ?

Có 3 hình thức tiếp cận nhà tài trợ phổ biến nhất.

mỗi hình thức có thể hơi khác nhau về giao tiếp, ngôn ngữ sử dụng, phương tiện giao tiếp. rất khó để đánh giá cách hiệu quả nhất để đăng ký tài trợ thông qua bất kỳ hình thức nào.

Thông thường, những gì bạn cần là giao tiếp nhất quán, rõ ràng, lịch sự và chuyên nghiệp.

• giao tiếp qua email: tuân thủ các tiêu chuẩn viết email chuyên nghiệp, bao gồm các yêu cầu như tên email, phần mở đầu, nội dung, tệp đính kèm, chữ ký, v.v.
• Phương pháp tiếp cận qua điện thoại: Hãy chuẩn bị để nói những điều bạn cần nói ngắn gọn và gọi điện trong giờ làm việc. thông thường, rất khó để có thể kể hết nội dung của sự kiện và thuyết phục các nhà tài trợ qua điện thoại. biểu mẫu này nên là một bước để hỏi và tham khảo ý kiến ​​của nhà tài trợ về sự cần thiết và cơ hội của một cuộc hẹn gặp trực tiếp.
• Đến Gặp Nhà Tài Trợ Trực Tiếp: Ngoài hồ sơ được xây dựng cẩn thận, người phụ trách nhiệm vụ này phải chú ý đến ngoại hình, phong cách và thời gian. tạo ấn tượng tốt với nhà tài trợ vì bạn là bộ mặt của đơn vị tổ chức sự kiện. giao tiếp chuyên nghiệp và thái độ tư duy cầu tiến và hiểu biết sẽ giúp bạn giành được sự ưu ái của nhà tài trợ.

mẹo để tài trợ hiệu quả

Ngoài những điều cơ bản ở trên, hãy thêm các mẹo sau vào danh sách cách đăng ký tài trợ hiệu quả của bạn.

Xem Thêm : Cách ghi gửi quần áo cho người âm mới nhất năm 2022 | Vạn Sự

Trên thực tế, những người thành công luôn chuẩn bị sẵn sàng. Trước khi đưa sự kiện / dự án của bạn tới các nhà tài trợ, hãy trang bị cho mình những công cụ và kỹ năng cần thiết.

thực hiện tài trợ vào đúng thời điểm

Như đã đề cập trong phần trước, thời gian là rất quan trọng. Bạn nên chuẩn bị hồ sơ càng sớm càng tốt và bắt đầu xin tài trợ càng sớm càng tốt để tăng cơ hội thành công.

Nếu bạn đến quá muộn, sự kiện của bạn có thể bị ảnh hưởng do không đủ kinh phí.

hãy nói về những điều quan trọng đối với các nhà tài trợ

Điều này cực kỳ quan trọng khi gặp gỡ và thương lượng với các nhà tài trợ. các nhà tài trợ cần biết về sự kiện / dự án của bạn nhưng họ cũng cần biết bạn có thể mang lại cho họ những lợi ích gì để đổi lấy ngân sách.

vì vậy, đừng chỉ tập trung vào việc trình bày những gì bạn có mà hãy chú ý đến những lợi ích mà bạn có thể mang lại cho nhà tài trợ.

Xem thêm: Cách viết chữ v thường và hoa dành cho người mới tập viết

ví dụ: thay vì chỉ nêu rõ sự kiện diễn ra như thế nào, diễn ra ra sao và tầm cỡ của sự kiện, hãy cho các nhà tài trợ biết hình ảnh của họ sẽ được quảng bá như thế nào, được biết là điều gì sẽ xảy ra nếu bạn trở thành nhà tài trợ?

chọn nhà tài trợ phù hợp

Đây là người quyết định 99% sự thành công của đơn xin tài trợ. vì vậy hãy “chọn mặt gửi vàng”.

Tùy thuộc vào quy mô của sự kiện và yêu cầu của mỗi bên, số lượng người trực tiếp đến gặp nhà tài trợ có thể khác nhau, chẳng hạn từ 1 đến 3.

Nếu có thể, hãy thành lập một nhóm gồm 3 người với 3 nhiệm vụ khác nhau trong ủy ban tài trợ, bao gồm:

• người kết nối các nhà tài trợ với ban tổ chức hoặc “các nhà ngoại giao”.
• người lên ý tưởng chương trình: người hiểu rõ nhất về sự kiện.
• người trực tiếp tổ chức sự kiện: người nắm rõ quy trình tổ chức sự kiện, biết rõ nhà tài trợ đang ở giai đoạn nào để có thể quảng bá hình ảnh của họ một cách phù hợp nhất.

kinh nghiệm tài trợ là cử một người có kiến ​​thức về đối ngoại đến gặp và nói chuyện với nhà tài trợ. Ngoài ra, người này phải hiểu rõ thông điệp của sự kiện / dự án, cũng như mong muốn của nhà tài trợ.

giao diện và phong cách thuần túy

Người đến gặp nhà tài trợ là người đại diện cho cả tổ chức nên họ phải chuyên nghiệp từ ngoại hình đến cách làm việc.

Người này phải có đủ sự tin tưởng, tôn trọng các nhà tài trợ và tích cực thương lượng trên cơ sở đôi bên cùng có lợi (quy tắc đôi bên cùng có lợi).

lắng nghe thuyết phục các nhà tài trợ

Nói khi bạn cần nói và khi bạn cần nghe, hãy để nhà tài trợ nói. Đây không chỉ là cách thể hiện sự tôn trọng với nhà tài trợ mà còn là cách để hiểu họ thực sự muốn gì.

lắng nghe một cách thiện chí và cho nhà tài trợ của bạn thấy rằng bạn quan tâm đến việc đáp ứng yêu cầu hợp lý của họ, chứ không phải tiền. hoặc làm cho nó quá rõ ràng.

đọc thêm: luyện kỹ năng nghe hiệu quả khi giao tiếp

tạm thời

glints vừa chia sẻ một số kinh nghiệm cơ bản nhất về tài trợ cho các dự án hoặc sự kiện. Hy vọng qua bài viết này bạn đã biết cách xin tài trợ hiệu quả và có thể áp dụng thành công vào trường hợp của mình.

Đừng quên ghé thăm blog glints để đọc thêm thông tin hữu ích được xuất bản hàng ngày!

tác giả