Cách viết báo cáo hoàn hảo | CareerLink.vn

Viết báo cáo là điều chúng ta thường gặp phải khi làm việc cũng như học tập nhưng không phải ai cũng biết cách viết báo cáo một cách hiệu quả. Vậy làm thế nào để có được bản cáo cáo ngắn gọn, súc tích nhưng đầy đủ để tạo ấn tượng tốt với người đọc? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé.

Cách viết một báo cáo hiệu quả bao gồm các bước chuẩn bị sau:

Xác định mục đích của báo cáo

Cho dù bạn đang viết báo cáo hàng ngày, hàng tháng hay hàng năm, bạn cần xác định những gì báo cáo yêu cầu. Việc xác định nội dung báo cáo là cần thiết để bạn có được một bản báo cáo chính xác và đầy đủ nhất có thể. Nếu bạn không hiểu những gì được yêu cầu khi bạn viết báo cáo, bạn chắc chắn không biết phải viết gì, hoặc nếu bạn có thể, nó sẽ chỉ là một báo cáo vô nghĩa. Vì vậy, hãy dành một chút thời gian để xem xét mục đích của báo cáo. Bạn cần miêu tả, giải thích, giới thiệu hay thuyết phục? Có mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu đảm bảo rằng bạn luôn tập trung và thu hút người đọc dễ dàng hơn.

Biết người đọc của bạn

Viết một báo cáo hàng năm chính thức cho các bên liên quan rất khác với một bản đánh giá tài chính. Vì vậy, hãy điều chỉnh ngôn ngữ, dữ liệu sử dụng và đồ họa hỗ trợ nếu cần cho người đọc của bạn. Ngoài ra, bạn cần xem xét phong cách cá nhân của độc giả, ví dụ, họ viết email hay cấu trúc tài liệu thường xuyên như thế nào? Phản ánh các tùy chọn của họ trong báo cáo của bạn bất cứ khi nào có thể. Khả năng tương thích này sẽ giúp xây dựng mối quan hệ và làm cho ý tưởng của bạn dễ tiếp cận hơn với người đọc.

Tạo dàn ý chi tiết

Bạn đã xác định được những gì bạn cần trong báo cáo, nhưng đừng vội viết nó, việc cần làm tiếp theo là soạn thảo một dàn ý chi tiết về những điều bạn muốn nói trong báo cáo. Đề cương này sẽ giúp bạn không bị cạn ý tưởng hoặc mất thời gian suy nghĩ xem nên viết gì trong bài báo của mình.

Hoàn chỉnh cấu trúc báo cáo:

Một báo cáo thường chứa 4 yếu tố:

1. Tóm tắt Nhận xét

Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Viết Nhật Ký & Cách Bắt Đầu Để Ghi Chép Nhật Ký

Báo cáo của bạn nên bắt đầu bằng bản tóm tắt đánh giá hiệu suất. là mục đầu tiên mà người đọc bắt gặp, vì vậy nó là phần quan trọng nhất của tài liệu. Họ có thể sử dụng bản tóm tắt đánh giá này để quyết định có tiếp tục đọc báo cáo hay không.

Đánh giá hiệu suất sẽ giúp bạn xem lại toàn bộ quá trình thực hiện một nhiệm vụ, giống như báo cáo hiệu suất cho cấp trên, vì vậy bạn nên hết sức cẩn thận trong phần này. Việc đánh giá cần trung thực, không nên chỉ khoe khoang những việc đã làm được, giấu nhẹm những khó khăn, thiếu sót. Vì dù bạn không lên tiếng nhưng cấp trên cũng dễ dàng nhìn ra khuyết điểm của bạn trong bản báo cáo này.

2. Giới thiệu nền báo cáo

Xem Thêm : 10 Cách viết Email Marketing đơn giản mà không bao giờ cạn ý tưởng! 2022

Cung cấp ngữ cảnh cho báo cáo và phác thảo cấu trúc của nội dung. Xác định phạm vi của báo cáo và bất kỳ phương pháp cụ thể nào được sử dụng.

3. Nội dung báo cáo

Bây giờ là lúc để phát triển kỹ năng viết báo cáo của bạn. Đây là phần dài nhất của báo cáo và cần nêu chi tiết phần Phân tích, Thảo luận và Khuyến nghị để xem xét. Bạn có thể đưa vào các số liệu, đồ thị để người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin.

-Phân tích Nguyên nhân

Bạn đã đánh giá kết quả, điểm mạnh và điểm yếu của công việc trong quá trình thực hiện và tất nhiên đừng quên giải thích lý do cho những kết quả này. Xin hãy chú ý đến phần này của báo cáo. Bởi có người tìm ra nguyên nhân và phân tích được tại sao có thể làm được vấn đề này mà vấn đề kia lại không thể hiện bạn là một người rất có trách nhiệm với công việc. Phân tích và đánh giá nguyên nhân một cách cẩn thận cũng là cách giúp người khác dễ dàng tìm ra giải pháp để có kết quả công việc tốt hơn.

– Thảo luận về các giải pháp

Có những lý do rõ ràng khiến bạn không thể hoặc không thể làm tốt công việc đó, vì vậy hãy nghĩ cách khắc phục những lý do đó. Có thể bạn chưa áp dụng cách sửa lỗi này hoặc không có thời gian để sửa, bạn cũng cần đưa nó vào báo cáo. Ngay cả khi bạn đã hoàn thành tốt mọi việc, nếu có khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện mà bạn đã tìm ra cách khắc phục thì cũng nên đưa vào để mọi người cùng tham khảo và cho ý kiến ​​để tìm ra cách giải quyết tốt nhất. Nếu chúng ta gặp lại nhau trong tác phẩm tiếp theo.

– gợi ý, đề xuất

Xem thêm: Tìm hiểu về ủy nhiệm chi? Viết ủy nhiệm chi thế nào cho chuẩn?

Ở cuối báo cáo, vui lòng đưa ra các đề xuất của riêng bạn, chẳng hạn như: những gì cần thiết cho công việc và những hỗ trợ nào cần thiết để đẩy nhanh quá trình thực hiện và đạt được kết quả tốt hơn. . Việc đưa ra khuyến nghị không phải vì lợi ích của riêng bạn mà vì lợi ích chung của công ty và tập thể của bạn. Do đó, hãy mạnh dạn đề cập trong báo cáo và để cấp trên hiểu và xem xét.

4. Kết luận

Kết hợp các yếu tố của báo cáo một cách rõ ràng và ngắn gọn. Xác định các bước tiếp theo và bất kỳ hành động nào cần được thực hiện.

Một số mẹo về cách viết báo cáo công việc hiệu quả

Ngôn ngữ trên báo chí

Bạn nên sử dụng ngôn ngữ đơn giản trong các báo cáo của mình. Văn phong mạch lạc, rõ ràng và thiết thực. Nên tránh những từ quá màu mè và sặc sỡ vì báo cáo cần ngắn gọn nhưng đầy đủ và chính xác.

Các câu phải ngắn gọn

Xem Thêm : Bí quyết luyện viết Tiếng Anh dành riêng cho bạn – Anh ngữ ACET

Chỉ bao gồm một ý chính trong mỗi câu và bao gồm thông tin bổ sung trong các câu sau cùng với các từ liên kết thích hợp như “vì vậy”, “do đó”, “vì lý do này” để giúp người đọc theo dõi ý tưởng của bạn. Tránh viết những câu dài với nhiều mệnh đề phụ khiến người đọc khó hiểu, đặc biệt là những câu không quá 20 đến 25 từ.

Thu thập dữ kiện và số liệu

Bao gồm các dữ kiện và số liệu hấp dẫn để làm cho lập luận của bạn thuyết phục hơn. Hãy nhớ trích dẫn các nguồn như báo chí, nghiên cứu và các cuộc phỏng vấn để tăng thêm độ tin cậy.

Cách trình bày báo cáo công việc phải hấp dẫn và trực quan

Xem thêm: 15 cách kiếm tiền online tại nhà không cần vốn uy tín và đơn giản

Người đọc của bạn sẽ hiểu những gì bạn đang nói chỉ bằng cách nhìn vào nó. Do đó, hãy viết chính và phụ đề của bạn một cách rõ ràng và đầy đủ.

Bạn có thể sử dụng màu sắc để làm nổi bật các điểm. Hãy sáng tạo nhưng hãy đảm bảo rằng nó không ảnh hưởng đến nội dung tin nhắn của bạn.

Xem xét và chỉnh sửa

Bản nháp đầu tiên của các báo cáo hiếm khi hoàn hảo, vì vậy bạn sẽ cần phải chỉnh sửa và sửa đổi nội dung. Nếu có thể, hãy tạm dừng tài liệu vài ngày trước khi xem xét lại hoặc nhờ đồng nghiệp xem lại. “Đôi mắt” mới thường giúp phát hiện ra những lỗi mà bạn không nhận thấy.

Trước khi gửi báo cáo, hãy tự hỏi:

– Báo không bị lỗi cú pháp, ngắn gọn dễ đọc?

– mục được kết xuất một cách hợp lý?

– Mỗi điểm được giải thích và hỗ trợ bởi dữ liệu thích hợp?

– Các kết luận và khuyến nghị có thuyết phục không?

– Tất cả các nguồn được trích dẫn có chính xác không?

Cách viết báo cáo Khi bạn hiểu các bước, việc này khá đơn giản. Có rất nhiều điều cần lưu ý trong cách viết báo cáo kinh doanh, nhưng những mẹo này đủ để giúp bạn viết một báo cáo ấn tượng cho sếp của mình. Nếu mục tiêu của bạn là có được sự thăng tiến cao hơn, bạn cần phải nỗ lực hết mình. Những lưu ý trên cũng được áp dụng cho cách viết báo cáo thực tập, cách viết báo cáo thu hoạch của sinh viên và cách viết báo cáo thực tập của người xin việc. Sau khi đọc bài viết này, đừng chờ đợi kết quả tích cực khi viết báo cáo của bạn. Thực hành sẽ giúp bạn tiến bộ và hoàn thiện.